Sähköinen ostolaskujen käsittely ja kierrätys

ASP–Yhtiöt on yhdessä kumppaneidensa kanssa kehittänyt nopean ja yksinkertaisen ratkaisun laskujen käsittelyyn, kierrätykseen ja hallintaan.

Avaimet käteen -periaatteella toimivassa palvelussamme toimittajasi verkkolaskut saapuvat suoraan järjestelmäämme, josta toimitamme ne hyväksyjälle valmiiksi tiliöityinä. Hyväksymistä odottavista laskuista saapuu vastaanottajalle automaattinen sähköposti-ilmoitus. Jos toimittajasi käyttää vielä perinteistä paperilaskutusta, laskutusosoitteeksi merkitään ASP-Yhtiöiden skannauskeskus. Keskus skannaa ja tulkitsee laskun tiedot sähköiseen muotoon ennen jatkokäsittelyä.

Sähköinen laskujen käsittelyjärjestelmämme on integroitu tiiviisti muihin taloushallinnon järjestelmiimme ja tietoja on tarvittaessa mahdollista oikaista kaikissa työvaiheissa.

Esimerkki sähköisestä laskunkäsittelystä

1 a) Asiakkaidenne sähköiset laskut saapuvat suoraan järjestelmäämme.
b) Paperilaskuja lähettävillä toimittajilla on laskutusosoitteena skannauskeskuksemme, josta paperilaskut tulevat järjestelmäämme sähköiseen muotoon tulkittuina.

2 Laskut esikäsitellään ja tiliöidään toimestamme. Tiliöinti voidaan tehdä myös asiakkaan toimesta, tai sitä voidaan tarvittaessa muuttaa, sekä lisätä esimerkiksi kustannuspaikka.

3 a) Hyväksymistä odottavista laskuista saapuu vastaanottajalle automaattinen sähköposti-ilmoitus.
b) Hyväksyjä pääsee hyväksymään/hylkäämään laskuja Internet-selaimen kautta mistä ja milloin tahansa käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla.

4. Lopuksi muodostamme hyväksytyistä laskuista tiedoston, jonka siirrämme taloushallinto-ohjelmiston reskontraan ja kirjanpitoon.